Claves para liderar equipos remotos

AUTOR: RENÉ PASCUAS CANO

Nuestras empresas viven escenarios como: trabajar remotamente hace poco, tener equipos mixtos presenciales/remotos o haber sido obligados a trabajar remotamente aunque no esté en nuestro ADN – aún.

Estos escenarios plantean una serie de estimulantes preguntas:

¿Cómo debemos liderar en este ambiente?

¿Qué herramientas de todo tipo debemos usar?

¿Sirve mi mindset para este nuevo escenario?

¿Son utilizables las mismas estrategias que he venido utilizando?

En el presente artículo desarrollamos algunas ideas, basadas en la experiencia del equipo gerencial de Oza Learn, a manera de claves o tips, que esperamos puedan ser analizadas y tenidas en cuenta por ti y tu equipo en estos días por venir.

¡Feliz y productivo trabajo remoto!

CONTRATA BIEN DESDE EL COMIENZO

Siempre es preferible tomarte tu tiempo para contratar a la persona adecuada para tu empresa, para tu equipo, para trabajar remotamente; que contratar rápido y pensar que puedes formar a esa persona en temas básicos. Muchas veces es mejor formar habilidades duras, técnicas, si se tienen las bases apropiadas y la actitud correcta, que contratar un colaborador con grandes habilidades técnicas y unas habilidades blandas no desarrolladas o problemáticas.

Un colaborador debe vivir los valores de tu empresa, debe encajar y potenciar a tu equipo.

OCÚPATE DE TENER UNA EXCELENTE COMUNICACIÓN

Una buena comunicación es un excelente comienzo, un proceso aceitado y sencillo durante el proceso, y un final ideal.

Debes mantener canales de comunicación abiertos con tu equipo, para poder dar y recibir retroalimentación, dar instrucciones adecuadamente, dar orientación cuando sea necesario, poder elogiar y criticar y saber que serás bien recibido. De igual forma que los miembros de tu equipo sepan que pueden expresar sus ideas sin miedo.

Es muy importante saber que cada colaborador es diferente y debes saber comunicarte con cada tipo de persona.

Una buena comunicación garantiza que los objetivos sean claros, que las tareas sean entendidas, que el papel del colaborador es entendido, que las métricas son comprendidas y compartidas.

ESTABLECE FUNCIONES, EXPECTATIVAS Y MÉTRICAS CLARAS Y RAZONABLES

Hay pocas cosas que desajusten más a un colaborador y al equipo al que pertenece que no tener claro qué hace, cómo será evaluado, cómo puede ascender.

Se deben tener los manuales de funciones actualizados y deben ser socializados con los colaboradores.

Siempre deben ser claras las expectativas, lo que se espera de cada colaborador, en general, en cada proyecto y en cada tarea asignada. Importante que tengan claro cómo esas tareas afectan sus métricas, es decir, la medición de su desempeño. 

Si bien, siempre queremos calidad y excelencia en nuestros trabajos, debemos implementar metas y métricas razonables, ni muy pequeñas que generen un ambiente de mediocridad, ni demasiado altas que creen un ánimo de desespero e injusticia, adempas de desmotivación por nunca completar las metas.

ESTABLECE Y SOCIALIZA LOS OBJETIVOS EMPRESARIALES, DEL ÁREA, DEL EQUIPO, DEL PROYECTO.

De la mano del punto anterior es importante asegurarse que los colaboradores conocen el norte, que saben para donde van.

Cuando los colaboradores saben cómo encaja su trabajo en el conjunto de los procesos de la empresa, cómo aporta a su área y cómo se hace valioso con cada tarea que hace para ayudar a su equipo a conseguir las metas, entonces se logra una mística de trabajo, un compromiso, que hace a las empresas grandes.

ESTABLECE CLARAMENTE LAS TAREAS, ALCANCE, SINCRONIZACIÓN Y PLAZOS

No es necesario que cada tarea tenga miles de palabras y decenas de documentos para poder ser clara, pero sí debes asegurarte que cada tarea asignada sea entendida, que sea claro cómo encaja en el proyecto actual, cómo colabora para lograr las métricas personales y grupales.

Se debe preguntar al colaborador que entendió y el alcance de la tarea.

Es muy importante que al ser asignada una tarea que requiera colaboración de dos o más personas, estas sepan que deben estar sincronizados, por tratarse de varias piezas que trabajan juntas o por que una pueda ser prerrequisito de otras. De esta manera se entiende como un retraso en la entrega de una tarea puede retrasar muchas otras en el cronograma.

La colaboración entre los miembros del equipo es vital para lograr grandes metas.

Es clave que se tengan muy claros los compromisos del equipo en cuanto a alcance y fechas de entrega, de forma que se oriente el trabajo al logro de ellas, entregando productos con calidad y a tiempo.

MANTÉN LA ORIENTACIÓN PERMANENTE DE TUS COLABORADORES

Al perderse el contacto directo, el espacio compartido, es posible que se pierda la oportunidad de dar y recibir orientación de manera rápida. Debes estar siempre disponible para seguir dando la misma orientación, la corrección, la solución de dudas, etc. que suministrabas a tu equipo presencialmente. Al estar trabajando remotamente es posible que sus dudas aumenten.

Hay que brindar las herramientas y espacios para que esa orientación se de entre los miembros del equipo, de la misma forma.

El uso adecuado de herramientas de comunicación sincrónicas para reemplazar el “giro y toque en el hombro” funciona muy bien; siempre que los colaboradores respondan a tiempo esas solicitudes, creando un ambiente de respeto por el trabajo del otro y del equipo.

TEN REUNIONES DE FEEDBACK PERIÓDICAS

¡El feedback es muy poderoso!

Puedes usar herramientas con el feedback one on one de manera periódica para hablar con tus colaboradores de manera personal, saber cómo se sienten, cómo se ven en la empresa y recibir feedback de vuelta para ser un mejor líder.

El feedback inmediato debe usarse profusamente, de manera que no se deba esperar a la cita del one on one para dar algún feedback importante. Recuerda que el feedback que requiere alguna mejora por parte del colaborador debe ser dado en privado.

FELICITA Y RECONOCE EL ESFUERZO

Algunas veces pensamos que los logros son lógicos o que son lo mínimo que se espera de cada colaborador. El conocimiento de cada uno permite ver el nivel de cada logro y debemos brindarle el estímulo de hacerle saber a cada uno que han realizado un buen trabajo.

Esta motivación por parte de su líder se convierte en una motivación inmensa, mejorando su desempeño y engagement en la compañía.

TEN EN CUENTA HORARIOS Y DISTRIBUCIÓN DE CARGAS

Es muy común que los límites entre espacios de trabajo y personales se diluyan un poco al comienzo del trabajo remoto, por ello debemos ser muy conscientes de los horarios comprometidos como laborales y respetar los personales tanto los nuestros como los de nuestros colaboradores. Pasa que al diluirse estos límites los colaboradores terminan trabajando mucho más de lo acordado y causando en ellos efectos de pérdida de desempeño, enfoque y energía que redunda en la calidad de su trabajo a mediano y largo plazo.

TEN CUIDADO CON EQUIPOS MIXTOS (PRESENCIALES Y REMOTOS)

En algunos casos se tienen equipos mixtos, es decir, que parte del equipo se encuentra de forma presencial en la compañía y el resto desde sitios remotos. Es muy importante crear espacios para que los miembros remotos del equipo no se sientan aislados o excluidos.

DESARROLLA CONFIANZA Y EMPODERAMIENTO

Para el trabajo remoto es muy importante que los colaboradores tengan habilidades de autogestión, disciplina y un sentido de compromiso para con sus compromisos y métricas de desempeño.

Debes desarrollar en cada colaborador el sentimiento de tener el poder y tu confianza para realizar sus tareas.
Un colaborador que siente esto hará siempre su mejor trabajo.

USA HERRAMIENTAS APROPIADAS DE COMUNICACIÓN, COLABORACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

Existen en el mercado una variada gama de herramientas digitales que pueden, y deben, usarse para potenciar el trabajo remoto.

Hay algunas dedicadas a la comunicación, tanto sincrónica como asincrónica. De texto, voz o video. Otras al trabajo colaborativo, maneras de trabajar juntos en los mismos documentos, por ejemplo. Existen herramientas para hacer el seguimiento a proyectos de diferentes metodologías y marcos de trabajo. Espacios en la nube para compartir documentos. En fin, casi para cualquier necesidad del trabajo remoto. 

Pudiste ver más detalles en el módulo anterior de este curso.

Aquí lo importante es saber escoger qué herramienta usar en cada momento, por ejemplo, si se debe informar algún tópico importante de tipo contractual o legal es necesario usar el correo. Si requiero orientación sobre alguna tarea, debería usar algún char sincrónico que todo el grupo lea. Si hago seguimiento a tareas usando un tablero Kanban podría usar Trello o si es un proyecto de desarrollo usando Scrum podría manejar Jira.

PROGRAMA ENCUENTROS SOCIALES

Una de las razones principales por las que nos gusta ir a trabajar en la compañía es por los lazos de amistad que se han formado con otros colaboradores. Esto puede irse debilitando con el pasar del tiempo en trabajo remoto. Por ello es muy importante crear espacios sociales donde se puedan ver y compartir en un ambiente no laboral. Un viernes de charla y cerveza, incluso si es posible, verse cada 15 días por ejemplo para realizar alguna actividad acordada.

RECUERDA QUE TUS COLABORADORES SON HUMANOS. DIRIGE CON EMPATÍA

El trabajo remoto afecta a todos de maneras diferentes. Por ello es importante tener ese feedback one on one y detectar cuando un colaborador se ve afectado por ese tipo de trabajo y orientar de manera humana para que pueda salir de su problema y continuar siendo productivo.

No todos reaccionamos de la misma forma ante los mismos estímulos, debes ser empático al dirigir y orientar a tu colaboradores.